Les téléopérateurs de Phonemessage, disponibles pour toute activité
Les téléopérateurs de Phonemessage, disponibles pour toute activité

En savoir plus >> FAQ / Glossaire

 

Foire Aux Questions :

 

1. Quel est le profil du client de PhoneMessage ?

PhoneMessage s’adresse aux professions libérales, médicales, aux entreprises petites ou grandes ainsi qu’aux associations. Notre mission est d’identifier vos besoins et de vous proposer des solutions personnalisées quelle que soit la taille de votre entreprise. Notre flexibilité nous permet de faire face à la plupart de vos besoins.

 

2. À quel moment les services sont-ils opérationnels ?

Dès réception du formulaire de création de votre dossier et de votre « bon pour accord », vous recevez par courriel ou télécopie une confirmation avec un numéro de téléphone qui vous est attribué pour bénéficier immédiatement du service.

 

3. Comment mes clients vont-ils réagir ?

Vos correspondants ne changent pas leurs habitudes : ils continuent d’appeler le numéro de téléphone que vous leur avez communiqué. À réception de leurs appels, nous répondons par une formule d’accueil personnalisée. Les correspondants déjà enregistrés dans votre dossier sont reconnus soit d’après leur téléphone, soit par une recherche sur leur nom.

 

4. Comment suis-je averti de mes appels ?

Vous avez la possibilité d’être averti en temps réel de vos appels, selon votre choix ou votre environnement, par courriel, télécopie, SMS, sur votre dossier Internet sécurisé. Vous pouvez également nous joindre par téléphone sur un numéro client privilégié.

 

5. J’attends un appel important, pouvez-vous me le passer ?

Oui, à la réception de l’appel attendu, nous vous contactons sur votre numéro de téléphone (fixe ou mobile) afin de vous présenter l’appel et vous mettre en relation par aboutement. Nous pouvons également filtrer l’ensemble de vos appels comme le ferait une standardiste et prendre un message en cas de non-réponse ou sur occupation de votre ligne ou bien tenir compte de votre refus d’aboutement de la communication.

 

6. Pouvez-vous gérer la prise des rendez-vous ?

Oui, il nous suffit de créer un planning de base commun pour la gestion de votre agenda. Les rendez-vous seront pris en fonction de vos consignes et du temps spécifique à la consultation. Vous pouvez également agir directement sur votre agenda via votre dossier Internet.

 

7. Que se passe-t-il en dehors des heures d’ouverture de PhoneMessage ?

Nous mettons à votre disposition une boîte vocale simple avec un message d’accueil standard indiquant les heures d’ouverture de l’accueil téléphonique ou bien une boîte vocale avec un message d’accueil téléphonique personnalisé avec le nom de votre société.

 

8. Combien coûtent les services ?

Nous vous proposons une gamme de forfaits adaptés à votre « activité téléphonique » et qui s’ajuste d’un mois sur l’autre en fonction du volume d’appels traité.

 

9. Qui répond aux appels de mes clients ?

Notre équipe est constituée de téléopérateurs choisis pour leur élocution, leur qualité d’écoute, leur réactivité et leur dynamisme. Nous veillons à la formation de notre personnel pour vous procurer le meilleur service possible.

 

10. Emettez-vous une facture ?

PhoneMessage établit une facture mensuelle d’avance correspondant aux services et options choisis. Votre facture vous est envoyée chaque début de mois par email au format pdf.

 

11. Quels moyens de paiement acceptez-vous ?

Le paiement intervient 5 jours après l’émission de la facture par prélèvement automatique, virement ou par chèque.

 

 

Réponses techniques

 

1. Quel type d’équipement me faut-il ?

Une ligne téléphonique ou un standard, aucune autre installation supplémentaire n’est nécessaire.

 

2. Comment effectuer le transfert d’appels ?

Il suffit d’être abonné au service de transfert d’appel de votre opérateur téléphonique ou de vous rapprocher de votre installateur téléphonique privé (dans le cas d’installation de type « standard » avec plusieurs postes téléphoniques). Vous pouvez également utiliser le service sans transfert en communiquant directement le numéro attribué.

 

3. Quand transférer la ligne ?

Vous utilisez le service librement en fonction de vos besoins, durant nos heures d’ouverture.

 

4. Dois-je vous avertir lorsque je renvoie la ligne ?

Cela n’est pas nécessaire, le fait même que nous recevions vos appels signifie que vous avez re-dirigé votre installation téléphonique chez nous. En revanche, vous pouvez tout à fait nous avertir d’instructions particulières à l’attention de vos appelants.

 

5. Pouvez-vous me passer les appels sur mon téléphone mobile ou sur un autre téléphone ?

Cela est tout a fait possible de vous transférer une communication sur votre téléphone mobile ou tout autre numéro de téléphone en France comme à l’étranger.

 

Phonemessage à votre service au 01 49 11 10 00

Accueil téléphonique / permanence téléphonique / secrétariat téléphonique / télésecrétariat

Service externalisé de gestion des appels entrants pour des clients, de manière transparente pour les appelants : ce type de service offre une disponibilité accrue (65 h par semaine), la possibilité de faire face à plusieurs appels simultanés, et libère votre personnel pour d'autres tâches. Ce service comprend en général (et selon les contrats et options) la réponse aux appels entrants, l'aboutement, la prise de messages, la gestion des agendas et la prise des rendez-vous.


Transfert d'appel / renvoi d'appel

Opération manuelle ou programmée permettant de diriger les appels à destination d'un numéro de téléphone vers un autre numéro.

 

Appel décroché et traité

Appel téléphonique reçu par le télésecrétariat, et accueilli selon la formule d’accueil du client.


Message

Chaque fois que l'appel reçu véhicule une information (jugée pertinente en fonction des consignes du client), un message est transmis par les moyens convenus.

 

Aboutement / Filtrage

Opération qui permet à un téléopérateur de transférer une communication entrante vers le destinataire final.

 

SMS (short message service ou service de messages succints)

Service mis à disposition par les opérateurs de téléphonie mobile, permettant d'envoyer des minimessages (ou télémessages ou textos) en texte brut de moins de 160 caractères vers des téléphones mobiles.

 

Qualité de service

Ensemble de critères d'évaluation prédéfinis permettant d'évaluer la performance d'un télésecrétariat ou d'un centre d'appels.

 

Standard téléphonique / pabx / pbx / commutateur privé

C'est le cœur d'une installation téléphonique : il assure la gestion des appels entrants et sortants, les aboutements, la gestion de la taxation téléphonique, l'optimisation des ressources téléphoniques.

 

Distributeur automatique d'appels (Automatic Call Distributor)

Système intelligent permettant de répartir les appels entrants en fonction des ressources et compétences disponibles et de règles particulières. Pour un télésecrétariat, le numéro appelé est utilisé comme identifiant du client : la réponse délivrée est alors personnalisée pour celui-ci. Le numéro de l'appelant est également pris en compte pour retrouver ses coordonnées dans la base de données des correspondants du client.

 

Couplage Téléphonie-Informatique (CTI)

Ensemble logiciel et matériel permettant un fonctionnement intelligent du système informatique et du système téléphonique.

 

Boîte vocale / répondeur

Systèmes succincts ou évolués permettant à l'appelant, hors de heures de service, d'entendre un message générique ou personnalisé, voire de laisser un message et de recevoir une notification du message laissé par courrier électronique.